Add educator email invitations and staff notification preferences

2026-10-08 11:32:38 +02:00
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@@ -4,11 +4,14 @@ import { revalidatePath } from "next/cache";
 import { z } from "zod";
 import { requireStaffActor } from "@/lib/staff/auth";
 import { executeStaffCommand } from "@/lib/staff/service";
+import { deliverStaffEmails } from "@/lib/staff/email";

 export type StaffActionResult = {
  error?: string;
  success?: boolean;
  invitePath?: string;
+  warning?: string;
+  message?: string;
 };

 export async function staffAction(
@@ -18,6 +21,28 @@ export async function staffAction(
  const actor = await requireStaffActor();
  try {
    const result = await executeStaffCommand(actor, { command, data });
+    let warning: string | undefined;
+    let message: string | undefined;
+    if (result.emailIds?.length) {
+      try {
+        const delivery = await deliverStaffEmails(result.emailIds);
+        if (delivery.failed)
+          warning =
+            "Gespeichert. Einige E-Mails konnten nicht versendet werden. Im Personalbereich kannst du den Versand erneut versuchen.";
+        else if (
+          process.env.NODE_ENV === "development" &&
+          !process.env.RESEND_API_KEY
+        )
+          warning = "Gespeichert. Der E-Mail-Versand wurde lokal simuliert.";
+        else if (result.invite && delivery.sent)
+          message = "Aktivierungslink per E-Mail versendet.";
+        else if (command === "emailRetry")
+          message = "Ausstehende E-Mails wurden verarbeitet.";
+      } catch {
+        warning =
+          "Gespeichert. E-Mail-Versand ist noch ausstehend; bitte im Personalbereich erneut versuchen.";
+      }
+    }
    revalidatePath("/dashboard/personal");
    revalidatePath("/dashboard/profil");
    revalidatePath("/dashboard/erzieher");
@@ -25,6 +50,8 @@ export async function staffAction(
    // Returned only to the authenticated admin who generated this single-use link.
    return {
      success: true,
+      warning,
+      message,
      ...(result.invite
        ? { invitePath: `/invite/${result.invite.token}` }
        : {}),
@@ -66,6 +66,8 @@ function transform(command: string, form: FormData) {
  const num = (key: string) => Number(text(key));
  const hours = (key: string) => Math.round(num(key) * 60);
  switch (command) {
+    case "emailPreference":
+      return { enabled: form.get("enabled") === "on" };
    case "setup":
      return {
        educatorId: text("educatorId"),
@@ -169,7 +171,8 @@ function StaffForm({
              setError(result.error);
              return;
            }
-            toast.success("Gespeichert.");
+            if (result.warning) toast.warning(result.warning);
+            else toast.success(result.message ?? "Gespeichert.");
            onSuccess?.(result);
            router.refresh();
          } catch (error) {
@@ -224,7 +227,8 @@ export function CommandButton({
          const result = await staffAction(command, { ...data, profileId });
          if (result.error) toast.error(result.error);
          else {
-            toast.success("Gespeichert.");
+            if (result.warning) toast.warning(result.warning);
+            else toast.success(result.message ?? "Gespeichert.");
            router.refresh();
          }
        })
@@ -535,6 +539,29 @@ function SettingsSection({
    </details>
  );
 }
+export function StaffEmailSettings({ enabled }: { enabled: boolean }) {
+  return (
+    <StaffForm command="emailPreference" label="E-Mail-Einstellung speichern">
+      <label className="flex items-start gap-3 text-sm">
+        <input
+          type="checkbox"
+          name="enabled"
+          defaultChecked={enabled}
+          className="mt-1 accent-[var(--accent-deep)]"
+        />
+        <span>
+          Entscheidungen zu Urlaub, Freizeitausgleich und Arbeitswochen per
+          E-Mail erhalten.
+        </span>
+      </label>
+      <p className="text-sm text-[var(--ink-soft)]">
+        Aktivierungslinks und Hinweise innerhalb der App bleiben davon
+        unabhängig.
+      </p>
+    </StaffForm>
+  );
+}
+
 export function SettingsPanel({
  profileId,
  educatorId,
@@ -569,7 +596,7 @@ export function SettingsPanel({
          <StaffForm
            command="invite"
            profileId={profileId}
-            label="Aktivierungslink erstellen"
+            label="Per E-Mail einladen / Account verknüpfen"
            onSuccess={(r) => setInvitePath(r.invitePath ?? "")}
          >
            <Field
@@ -580,8 +607,8 @@ export function SettingsPanel({
            />
            <p className="text-sm text-[var(--ink-soft)]">
              Erstellt oder verknüpft einen ErzieherInnen-Account. Der
-              persönliche Link ist sieben Tage gültig. Ein neuer Link ersetzt
-              den vorherigen.
+              persönliche Aktivierungslink wird per E-Mail versendet und ist
+              sieben Tage gültig. Ein neuer Link ersetzt den vorherigen.
            </p>
          </StaffForm>
        )}
@@ -119,7 +119,9 @@ export default async function PersonalPage({
    calendarLeaves,
    pendingLeaves,
    pendingWeeks,
+    pendingEmails,
  ] = await Promise.all([
+    // All queries stay scoped to the current Kita and recipient permissions.
    admin
      ? prisma.educator.findMany({
          where: { kitaId: actor.kitaId },
@@ -190,6 +192,14 @@ export default async function PersonalPage({
          orderBy: { weekStart: "asc" },
        })
      : Promise.resolve([]),
+    prisma.staffEmail.count({
+      where: {
+        profile: { kitaId: actor.kitaId },
+        ...(admin ? {} : { userId: actor.id }),
+        sentAt: null,
+        skippedAt: null,
+      },
+    }),
  ]);
  const selectedEducator =
    educators.find((e) => e.id === pick("educator")) ??
@@ -279,6 +289,16 @@ export default async function PersonalPage({
          </div>
        )}
      </header>
+      {pendingEmails > 0 && (
+        <div className="mb-6 flex flex-wrap items-center justify-between gap-3 rounded-xl border border-[var(--hairline)] bg-[var(--surface)] p-4">
+          <p className="text-sm">
+            {pendingEmails} E-Mail-Hinweise warten noch auf den Versand.
+          </p>
+          <CommandButton command="emailRetry" profileId="" data={{}}>
+            Versand erneut versuchen
+          </CommandButton>
+        </div>
+      )}
      {notifications.length > 0 && (
        <details className="mb-6 rounded-xl border border-[var(--accent-mid)] bg-[var(--accent-soft)] p-4">
          <summary className="cursor-pointer text-sm font-semibold">
@@ -29,6 +29,7 @@ import { DeleteAccountDialog } from "./_components/delete-account-dialog";
 import { MyChildrenManager } from "./_components/my-children-manager";
 import { CreateFamilyDialog } from "./_components/create-family-dialog";
 import { ContactForm } from "./_components/contact-form";
+import { StaffEmailSettings } from "../personal/forms";

 export const metadata = { title: "Mein Profil · Kita-Planer" };

@@ -54,6 +55,7 @@ export default async function ProfilPage() {
        postalCode: true,
        city: true,
        directoryOptInAt: true,
+        staffDecisionEmails: true,
        createdAt: true,
        family: {
          select: {
@@ -208,6 +210,19 @@ export default async function ProfilPage() {
            </CardContent>
          </Card>

+          {user.role === UserRole.ERZIEHER && (
+            <Card>
+              <CardHeader>
+                <CardTitle>E-Mail-Hinweise</CardTitle>
+                <CardDescription>
+                  Benachrichtigungen aus dem Personalbereich.
+                </CardDescription>
+              </CardHeader>
+              <CardContent>
+                <StaffEmailSettings enabled={user.staffDecisionEmails} />
+              </CardContent>
+            </Card>
+          )}
          {user.role !== UserRole.ERZIEHER && (
            <>
              <Card>
@@ -16,12 +16,14 @@ type InviteEmailProps = {
  parentName: string;
  kitaName: string;
  inviteLink: string;
+  staffAccount?: boolean;
 };

 export function InviteEmail({
  parentName,
  kitaName,
  inviteLink,
+  staffAccount = false,
 }: InviteEmailProps) {
  return (
    <Html lang="de">
@@ -36,13 +38,16 @@ export function InviteEmail({
            <Text style={styles.kicker}>Einladung zur Kita-App</Text>
            <Heading style={styles.heading}>Willkommen bei {kitaName}</Heading>
            <Text style={styles.lead}>
-              Hallo {parentName}, dein Eltern-Account wurde vorbereitet.
+              Hallo {parentName}, dein {staffAccount ? "Fachkraft" : "Eltern"}
+              -Account wurde vorbereitet.
            </Text>

            <Text style={styles.text}>
              Über den folgenden Link kannst du dein Passwort setzen und deinen
-              Account aktivieren. Danach hast du Zugriff auf die Kita-Planung,
-              Termine und deine Familiendaten.
+              Account aktivieren.{" "}
+              {staffAccount
+                ? "Danach kannst du deine Arbeitszeiten erfassen, Urlaub beantragen und dein Zeitkonto einsehen. Der Link ist sieben Tage gültig und kann einmal verwendet werden."
+                : "Danach hast du Zugriff auf die Kita-Planung, Termine und deine Familiendaten."}
            </Text>

            <Button href={inviteLink} style={styles.button}>
@@ -0,0 +1,63 @@
+import {
+  Body,
+  Button,
+  Container,
+  Head,
+  Heading,
+  Html,
+  Preview,
+  Text,
+} from "@react-email/components";
+import { baseBodyStyle, colors, fontStack } from "./_styles";
+
+export function StaffNotificationEmail({
+  name,
+  kitaName,
+  message,
+  link,
+}: {
+  name: string;
+  kitaName: string;
+  message: string;
+  link: string;
+}) {
+  return (
+    <Html lang="de">
+      <Head />
+      <Preview>Neuer Hinweis im Personalbereich von {kitaName}</Preview>
+      <Body style={baseBodyStyle}>
+        <Container
+          style={{
+            maxWidth: "600px",
+            padding: "32px 24px",
+            fontFamily: fontStack,
+          }}
+        >
+          <Heading style={{ color: colors.textPrimary }}>
+            Personalbereich · {kitaName}
+          </Heading>
+          <Text>Hallo {name},</Text>
+          <Text style={{ lineHeight: "24px" }}>{message}</Text>
+          <Text>
+            Die Einzelheiten findest du nach der Anmeldung im Personalbereich.
+          </Text>
+          <Button
+            href={link}
+            style={{
+              backgroundColor: colors.brandGreen,
+              color: "#fff",
+              padding: "14px 20px",
+              borderRadius: "6px",
+            }}
+          >
+            Personalbereich öffnen
+          </Button>
+          <Text style={{ fontSize: "12px", color: colors.textMuted }}>
+            Fachkräfte können Entscheidungshinweise unter „Mein Profil“
+            abschalten. Hinweise innerhalb der App bleiben erhalten.
+          </Text>
+        </Container>
+      </Body>
+    </Html>
+  );
+}
@@ -9,6 +9,7 @@ type SendAppEmailInput = {
  react: ReactNode;
  from?: string;
  replyTo?: string | string[];
+  idempotencyKey?: string;
 };

 type SendAppEmailResult =
@@ -36,6 +37,7 @@ export async function sendAppEmail({
  react,
  from = process.env.EMAIL_FROM,
  replyTo,
+  idempotencyKey,
 }: SendAppEmailInput): Promise<SendAppEmailResult> {
  if (!process.env.RESEND_API_KEY) {
    if (process.env.NODE_ENV === "development") {
@@ -63,13 +65,16 @@ export async function sendAppEmail({

  try {
    resendClient ??= new Resend(process.env.RESEND_API_KEY);
-    const { data, error } = await resendClient.emails.send({
-      from: from!,
-      to,
-      subject,
-      react,
-      replyTo,
-    });
+    const { data, error } = await resendClient.emails.send(
+      {
+        from: from!,
+        to,
+        subject,
+        react,
+        replyTo,
+      },
+      { idempotencyKey },
+    );

    if (error) {
      console.error("Resend konnte die E-Mail nicht versenden:", error);
@@ -0,0 +1,115 @@
+import { createElement } from "react";
+import { prisma } from "@/lib/prisma";
+import { sendAppEmail } from "@/lib/mail";
+import { InviteEmail } from "@/emails/InviteEmail";
+import { StaffNotificationEmail } from "@/emails/StaffNotificationEmail";
+
+// Called after the staff transaction commits. Tests inject a transport and never send mail.
+export async function deliverStaffEmails(ids: string[], send = sendAppEmail) {
+  let failed = 0;
+  let sent = 0;
+  const deliver = async (id: string) => {
+    const now = new Date();
+    const leaseUntil = new Date(now.getTime() + 5 * 60_000);
+    const claim = await prisma.staffEmail.updateMany({
+      where: {
+        id,
+        sentAt: null,
+        skippedAt: null,
+        OR: [{ leaseUntil: null }, { leaseUntil: { lte: now } }],
+      },
+      data: { leaseUntil, attempts: { increment: 1 } },
+    });
+    if (!claim.count) return;
+    const finish = (data: {
+      sentAt?: Date;
+      skippedAt?: Date;
+      failed: boolean;
+    }) =>
+      prisma.staffEmail.updateMany({
+        where: { id, leaseUntil },
+        data: { ...data, leaseUntil: null },
+      });
+    try {
+      const job = await prisma.staffEmail.findUniqueOrThrow({
+        where: { id },
+        include: {
+          user: true,
+          profile: { include: { kita: true, educator: true } },
+        },
+      });
+      const { user, profile } = job;
+      let eligible = user.kitaId === profile.kitaId;
+      if (job.inviteToken) {
+        const token = await prisma.verificationToken.findUnique({
+          where: { token: job.inviteToken },
+        });
+        eligible &&=
+          profile.userId === user.id &&
+          user.role === "ERZIEHER" &&
+          !user.emailVerifiedAt &&
+          !!token &&
+          token.identifier === user.id &&
+          token.expires > now;
+      } else {
+        eligible &&=
+          !!user.privacyPolicyAcceptedAt &&
+          (!user.lockedUntil || user.lockedUntil <= now) &&
+          (job.toAdmins
+            ? user.role === "ADMIN"
+            : user.role === "ERZIEHER" &&
+              profile.userId === user.id &&
+              user.staffDecisionEmails);
+      }
+      if (!eligible) {
+        await finish({ skippedAt: now, failed: false });
+        return;
+      }
+      const base =
+        process.env.NEXT_PUBLIC_SITE_URL ||
+        process.env.AUTH_URL ||
+        process.env.NEXTAUTH_URL;
+      if (!base) throw new Error("App-Adresse für E-Mails fehlt.");
+      const site = new URL(base);
+      if (
+        !["https:", "http:"].includes(site.protocol) ||
+        site.username ||
+        site.password
+      )
+        throw new Error("App-Adresse für E-Mails ist ungültig.");
+      const link = new URL(job.path, site.origin).toString();
+      const result = await send({
+        to: user.email,
+        subject: job.subject,
+        idempotencyKey: `staff-email/${job.id}`,
+        react: job.inviteToken
+          ? createElement(InviteEmail, {
+              parentName: `${profile.educator.firstName} ${profile.educator.lastName}`,
+              kitaName: profile.kita.name,
+              inviteLink: link,
+              staffAccount: true,
+            })
+          : createElement(StaffNotificationEmail, {
+              name: user.firstName,
+              kitaName: profile.kita.name,
+              message: job.message,
+              link,
+            }),
+      });
+      if (!result.success) {
+        await finish({ failed: true });
+        failed++;
+      } else {
+        await finish({ sentAt: new Date(), failed: false });
+        sent++;
+      }
+    } catch {
+      await finish({ failed: true });
+      failed++;
+    }
+  };
+  const uniqueIds = [...new Set(ids)];
+  for (let offset = 0; offset < uniqueIds.length; offset += 4)
+    await Promise.all(uniqueIds.slice(offset, offset + 4).map(deliver));
+  return { sent, failed };
+}
@@ -28,6 +28,7 @@ export type StaffNotice = {
  toAdmins: boolean;
 };
 type CommandResult = {
+  emailIds?: string[];
  notice?: StaffNotice;
  invite?: { email: string; name: string; token: string; kitaName: string };
 };
@@ -214,6 +215,33 @@ export async function executeStaffCommand(
            throw new Error(
              "Dein Konto hat keinen Zugriff auf den Personalbereich.",
            );
+          if (command === "emailPreference") {
+            if (actor.role !== UserRole.ERZIEHER)
+              throw new Error(
+                "Diese Einstellung ist für Fachkräfte vorgesehen.",
+              );
+            await tx.user.update({
+              where: { id: actor.id },
+              data: {
+                staffDecisionEmails: z.boolean().parse(data.enabled),
+              },
+            });
+            return {};
+          }
+          if (command === "emailRetry") {
+            const jobs = await tx.staffEmail.findMany({
+              where: {
+                profile: { kitaId: actor.kitaId },
+                ...(actor.role === UserRole.ADMIN ? {} : { userId: actor.id }),
+                sentAt: null,
+                skippedAt: null,
+              },
+              select: { id: true },
+              orderBy: { createdAt: "asc" },
+              take: 50,
+            });
+            return { emailIds: jobs.map((job) => job.id) };
+          }
          if (command === "holiday") {
            requireAdmin(actor);
            const input = z
@@ -356,6 +384,7 @@ export async function executeStaffCommand(
          const notice = async (
            text: string,
            toAdmins: boolean,
+            email?: { message: string; query: string },
          ): Promise<CommandResult> => {
            const recipients = await tx.user.findMany({
              where: {
@@ -364,7 +393,7 @@ export async function executeStaffCommand(
                  ? { role: UserRole.ADMIN }
                  : { id: profile.userId ?? "" }),
              },
-              select: { id: true },
+              select: { id: true, role: true, staffDecisionEmails: true },
            });
            await tx.staffNotification.createMany({
              data: recipients.map((user) => ({
@@ -373,7 +402,28 @@ export async function executeStaffCommand(
                message: `${profile.educator.firstName} ${profile.educator.lastName}: ${text}`,
              })),
            });
-            return { notice: { profileId, text, toAdmins } };
+            const emailIds: string[] = [];
+            if (email) {
+              for (const user of recipients) {
+                if (
+                  !toAdmins &&
+                  (user.role !== UserRole.ERZIEHER || !user.staffDecisionEmails)
+                )
+                  continue;
+                const job = await tx.staffEmail.create({
+                  data: {
+                    profileId,
+                    userId: user.id,
+                    toAdmins,
+                    subject: "Kita-Planer: Hinweis im Personalbereich",
+                    message: `${profile.educator.firstName} ${profile.educator.lastName}: ${email.message}`,
+                    path: `/dashboard/personal?educator=${encodeURIComponent(profile.educatorId)}&${email.query}`,
+                  },
+                });
+                emailIds.push(job.id);
+              }
+            }
+            return { notice: { profileId, text, toAdmins }, emailIds };
          };
          if (command === "noticeRead") {
            await tx.staffNotification.updateMany({
@@ -446,7 +496,18 @@ export async function executeStaffCommand(
              where: { id: actor.kitaId },
              select: { name: true },
            });
+            const job = await tx.staffEmail.create({
+              data: {
+                profileId,
+                userId: user.id,
+                subject: `Einladung zu ${kita.name} im Kita-Planer`,
+                message: "Account aktivieren",
+                path: `/invite/${token}`,
+                inviteToken: token,
+              },
+            });
            return {
+              emailIds: [job.id],
              invite: {
                email,
                name: `${profile.educator.firstName} ${profile.educator.lastName}`,
@@ -845,6 +906,10 @@ export async function executeStaffCommand(
              return notice(
                `Arbeitswoche ab ${start} wurde zur Prüfung eingereicht.`,
                true,
+                {
+                  message: `Arbeitswoche ${start}–${end} wurde zur Prüfung eingereicht.`,
+                  query: `tab=zeit&week=${start}`,
+                },
              );
            }
            requireAdmin(actor);
@@ -901,6 +966,10 @@ export async function executeStaffCommand(
            return notice(
              `Arbeitswoche ab ${start}: ${input.approve ? "genehmigt" : "zur Korrektur zurückgegeben"}. ${input.reason}`,
              false,
+              {
+                message: `Arbeitswoche ${start}–${end}: ${input.approve ? "genehmigt" : "zur Korrektur zurückgegeben"}.`,
+                query: `tab=zeit&week=${start}`,
+              },
            );
          }
          if (
@@ -937,6 +1006,12 @@ export async function executeStaffCommand(
                  ? "Ein offener Abwesenheitsantrag wurde zurückgezogen."
                  : "Die Stornierung einer genehmigten Abwesenheit wurde beantragt.",
                true,
+                existing.kind === "SICKNESS"
+                  ? undefined
+                  : {
+                      message: `Abwesenheitsantrag ${dateKey(existing.startDate)}–${dateKey(existing.endDate)}: ${status === "CANCELLED" ? "zurückgezogen" : "Stornierung beantragt"}.`,
+                      query: `tab=urlaub&year=${existing.startDate.getUTCFullYear()}`,
+                    },
              );
            }
            if (command === "leaveReview") {
@@ -1032,6 +1107,12 @@ export async function executeStaffCommand(
              return notice(
                `${existing.kind === "VACATION" ? "Urlaub" : existing.kind === "TIME_OFF" ? "Freizeitausgleich" : "Krankmeldung"}: ${status === "CANCELLED" ? "storniert" : status === "REJECTED" ? "abgelehnt" : "genehmigt"}. ${input.reason}`,
                false,
+                existing.kind === "SICKNESS"
+                  ? undefined
+                  : {
+                      message: `${existing.kind === "VACATION" ? "Urlaub" : "Freizeitausgleich"} ${dateKey(existing.startDate)}–${dateKey(existing.endDate)}: ${status === "CANCELLED" ? "storniert" : status === "REJECTED" ? "abgelehnt" : existing.status === "CANCEL_REQUESTED" ? "Stornierung abgelehnt; Genehmigung bleibt bestehen" : "genehmigt"}.`,
+                      query: `tab=urlaub&year=${existing.startDate.getUTCFullYear()}`,
+                    },
              );
            }
            if (!profile.educator.active)
@@ -1140,6 +1221,12 @@ export async function executeStaffCommand(
            return notice(
              `${input.kind === "SICKNESS" ? "Krankheit wurde hinterlegt" : "Ein Abwesenheitsantrag wurde eingereicht"}: ${input.startDate}–${input.endDate}.`,
              input.kind !== "SICKNESS",
+              input.kind === "SICKNESS"
+                ? undefined
+                : {
+                    message: `${input.kind === "VACATION" ? "Urlaubsantrag" : "Antrag auf Freizeitausgleich"} ${input.startDate}–${input.endDate} wurde ${existing ? "geändert" : "eingereicht"}.`,
+                    query: `tab=urlaub&year=${input.startDate.slice(0, 4)}`,
+                  },
            );
          }
          throw new Error("Unbekannte Aktion.");